Berikut adalah contoh Skenario HRD Payroll dalam aplikasi Odoo
1. Konfigurasi Module HR Payroll
Sebelumnya,
kita perlu install dan konfigurasi module HR
Payroll
untuk bisa mencetak slip gaji karyawan. Lalu kita
perlu
setup kontrak kerja karyawan dan struktur gaji
masing-masing
karyawan.
1.1. Instalasi Module
Modul
yang perlu diinstall untuk sistem penggajian di
Odoo
adalah:
• hr
(modul basic untuk data Human Resources)
•
hr_contract (untuk mencatat kontrak kerja karyawan)
•
hr_payroll (untuk menghitung gaji karyawan)
1.2. Menginput Data Karyawan
Sebagai
contoh kita perlu memasukkan beberapa data
karyawan.
Masuk
ke menu:
Human
Resources > Human Resources > Employees
Akan
terlihat daftar data karyawan yang sudah ada.
Untuk
menambahkan data karyawan baru, klik tombol Create.
Untuk
melihat dan mengedit data karyawan, klik pada salah satu karyawan.
2. Menginput Data
Struktur Gaji
Langkah berikutnya yang
perlu dilakukan adalah
mendefinisikan struktur
gaji per masing-masing jenis
karyawan. Misalnya
karyawan Staff Administrasi berbeda
struktur gajinya dengan
Manager, Marketing, Driverlain
sebagainya.
Sebagai contoh
sederhana kita bikin struktur gaji untuk
Supervisor.
Masuk ke menu:
Human
Resources > Configurations > Payroll > Salary
Structure
Akan terlihat data
struktur gaji yang sudah ada.
Klik tombol Create
untuk membuat struktur gaji baru,
misalnya Supervisor.
Disini
contohnya kita definisikan bahwa untuk Suupervisor, struktur gajinya seperti
ini:
Keterangan :
Gaji
pokok sesuai kontrak kerja, Tambahan uang makan, nilainya fix misalnya 200,000
per bulan, Tambahan bonus sebesar 10% dari gaji pokok, Gross/ gaji kotor,
Potongan abses, nilainya gaji pokok dibagi 173 dikali jumlah jam abses, jadi
jumlah jam abses diinput pada saat mau diterbitkan slip gajinya.
Gaji
bersih : Net
Struktur
gaji Supervisor di atas, kita definisikan memiliki
Parent
Base for New Structure. Ini diperlukan agar
struktur
gaji yang kita buat sudah otomatis punya
komponen
Basic, Gross, dan Net salary.
Untuk
menambahkan komponen gaji, klik pada link Add
an
item..
Akan
muncul tampilan untuk memilih salah satu
komponen
gaji. Klik tombol Create untuk membuat dan
memilik
komponen gaji baru.
Contohnya
kita tambahakan komponen Tunjangan Hari Raya
seperti
ini…
Untuk Komponen Bonus
dan lain lain, tinggal pilih menu Create saja.
3. Membuat Slip
Gaji
Setelah data karyawan,
struktur gaji, dan kontrak berhasil
dibuat, maka kita bisa
mulai membuat slip gaji masingmasing
karyawan.
Masuk ke menu:
Human
Resources > Payroll > Employee Payslip
Akan terlihat daftar
data slip gaji karyawan yang sudah
ada.
Klik tombol Create
untuk membuat data slip gaji baru.
Pada
halaman ini:
Employee:
pilih nama karyawan yang akan dibuatkan slip
gajinya.
Period:
pilih tanggal mulai dan akhir perida penggajian,
atau
biarkan apa adanya untuk periode bulan ini misalnya
11/01/2015
- 11/31/2015.
Contract:
otomatis terisi dengan data kontrak karyawan
yang
dipilih, misalnya Haris Saputra.
Reference:
akan otomatis terisi dengan nomor dokumen
slip
gaji.
Structure:
otomatis terpilih struktur gaji karyawan yang
dipilih
sesuai dengan kontrak nya, misalnya Staff Admin.
Payslip
Name: otomatis terisi dengan informasi
keterangan
slip gaji, misalnya Salary Slip of Kita for
November-2015.
Boleh diedit jika perlu.
Credit
Note: centang jika slip ini merupakan pengurang
dari
slip sebelumnya.
Pada
tab Worked Days and Inputs:
Pada
bagian Other Inputs, dapat dilihat inputan jumlah
jam
absensi sesuai dengan definisi struktur gaji komponen
potongan
absen yang sudah kita tentukan sebelumnya.
Misalnya
disini kita masukkan angka 10 jam. Nantinya
data
potongan absensi dapat otomatis diambil dari data
Attendance
sehinggan tidak perlu diinput manual.
Klik
tombol Compute Sheet.
Perhitungan
gaji akan dilakukan oleh Odoo sesuai struktur
gaji
dan hasilnya dapat dilihat pada tab Salary
Computation.
4. Membuat Slip
Gaji Sekaligus Semua
Karyawan
Slip gaji umumnya
dibuat sekaligus per bulan untuk
semua karyawan untuk
mempercepat proses
pembuatannya. Ini
disebut sebagai Payslip Batch.
Masuk ke menu:
Human
Resources > Payroll > Payslips
Batches
Akan terlihat daftar
data Payslip Batch yang
sudah ada.
Klik tombol Create
untuk membuat data Payslip Batch
baru.
Pada halaman ini:
Name: isikan
dengan nama batch, misalnya untuk bulan
November 2015.
Period:
pilih tanggal mulai dan akhir perida penggajian,
atau biarkan apa adanya
untuk periode bulan ini misalnya
11/01/2015 - 11/31/2015.
Credit
Note: centang jika slip ini merupakan pengurang
dari slip sebelumnya.
Klik tombol Generate
Payslip.
Klik link Add an item
untuk menambahkan data karyawan
yang akan dibuatkan
payslipnya.
Pada halaman ini:
Pilih dan centang
karyawan-karyawan yang akan
dibuatkan slip gajinya.
Jika data karyawan cukup banyak,
kita bisa gunakan filter
untuk mencari data atau
mengelompokkannya
berdasarkan Manager, Coach,
Department,
atau Job.
Klik tombol Select.
Data karyawan yang
dipilih akan masuk ke window yang
sebelumnya.
Klik tombol Generate.
Slip gaji karyawan
untuk batch tersebut akan terbentuk
dan dapat diproses
seperti sebelumnya.Klik tombol Save.
Slip gaji tersebut akan
masuk pada daftar slip gaji melalui
menu:
Human Resources > Payroll
> Employee Payslips
Kalau dilihat disitu,
kita tidak tahu berapa total gaji net
masing-masing karyawan.
Untuk mengetahuinya kita
harus klik satu per
satu slip gaji dan ini merepotkan.
Jika ada informasi
total gaji net per karyawan disini, maka
kita dapat menentukan
berapa total biaya yang harus
dikeluarkan per periode
penggajian.
Selain itu kita bisa
export daftar gaji ini untuk keperluan
transfer otomatis
melalui bank, dimana bank biasanya
memerlukan data nama
karyawan, nomor rekening, dan
jumlah yang perlu
ditransfer.
Disinilah perlunya kita
membuat addons sederhana untuk
